نمودار Swimlane چیست و چگونه ترسیم می‌شود؟

نمودار خط شنا یا swimlane نوعی نمودار است که مشخص می‌کند در یک فرآیند چه کسی چه کاری را باید انجام دهد. 

نمودار swimlane چیست؟

نمودار خط شنا یا swimlane، نوعی نمودار جریان یا نمودار جریان فرآیند است که یک فرآیند را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد. این نوع نمودار با بازتاب خطوط یک استخر شنا، برای تقسیم فرآیند به بخش‌های مختلف، از خطوط افقی یا عمودی استفاده می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید بفهمید چه کسی مسئول کدام مراحل یا اقدامات است.

به بیان دیگر، وظایف هر فرد در فرآیند به صورا دقیق و واضح مشخص می‌شود. این نمودار با استفاده از تشبیه خطوط استخر و با قرار دادن مراحل یک فرآیند، میان خطوط افقی یا عمودی، باعث شفافیت در روند فعالیت‌ها و افزایش مسئولیت‌پذیری می‌شود. swimlane، ضمن نمایش ارتباطات، اتصالات و تبادلات بین این خطوط، می‌تواند برای مشخص کردن عوامل زائد، تکراری و ناکارآمد یک فرآیند نیز مورد استفاده قرار گیرد.

Swimlane ها در نمودارهای جریان فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرند و اشتراک کار و مسئولیت را به صورت بصری برای فرآیندهای فرعی مشخص می‌کنند. به خاطر داشته باشید که شناورها ممکن است به صورت افقی یا عمودی چیده شوند.

نمودارهای Swimlane نشان دهنده یک عنصر ارزشمند در نمودارهای جریان فرآیند (PFD)، مدل و نماد فرآیند کسب و کار (BPMN) و زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML) هستند. نمادهای استاندارد مورد استفاده در همه این نمودارها، همراه با مسیرهای شنا، می‌تواند نمایش تصویری دقیق و واضحی از مسئولیت‌ها را در یک فرآیند ارائه دهد.

تاریخچه نمودار swimlane چیست؟

نمودارهای Swimlane برای نخستین بار در دهه 1940 به عنوان یک تغییر از نمودار فرآیند جریان به نام نمودارهای چند ستونی ظاهر شدند. در سال 1990، Geary Rummler و Alan Brache در کتاب «بهبود عملکرد» آن‌ها را نمودارهای مسیر شنا نامیدند. نمودار خط شنا، اکنون به نام توسعه دهندگان آن، به «نمودار راملر- براش» نیز معروف است. در Microsoft Office Visio، آنها را «نمودارهای متقابل عملکردی» می‌نامند. در مهندسی کامپیوتر، اصطلاح swimlane در زبان JBoss Process Definition نیز وجود دارد. این نشان می‌دهد تلاش‌های مداومی که برای حل مشکلات، شفافیت فرآیند و مسئولیت‌پذیری انجام می‌شود، کاربردهای گسترده امروزی را به دنبال دارد.

ویژگی نمودار swimlane چیست؟

با استفاده از نمادهای استاندارد از هر نوع نمودار جریان فرآیندی که ایجاد می‌شود، شناگران، خطوط موازی، عمودی یا افقی را معرفی می‌کنند که مراحل فرآیند را بر اساس بازیگران، مانند کارکنان، گروه کاری یا سیستم‌های اطلاعاتی گروه‌بندی می‌کند. هر خط به وسیله آن بازیگر برچسب گذاری می‌شود. مراحل فرآیند در خطوط مربوط به خود مشخص شده‌اند. علاوه بر این، اتصال مراحل بین خطوط نیز نشان داده شده است. این موارد نشان می‌دهد که بازیگران مختلف چگونه برای حفظ کارآمد و موثر فرآیندها با هم تعامل دارند.

عناصر نمودار Swimlane چیست؟

خطوط شنا یا استخر به عنوان عنصری از نمودار مدل‌ها و نمادهای فرآیند کسب و کار (BPMN)،  یکی از 4 عنصر مورد استفاده است. خطوط شنا نمایانگر شرکای اصلی در فرآیند است. البته این امکان وجود دارد که خطوط شنای متفاوت یا بخش‌های مختلف دیگری در کسب و کار وجود داشته باشد که هنوز به فرآیند مرتبط باشد.

خطوط شنای داخل استخر، فعالیت‌ها و جریان‌هایی را برای نقشی خاص یا شرکت کننده مشخصی نشان داده و مشخص می‌کند که چه کسی مسئول انجام چه قسمتی از فرآیند است.

3 عنصر دیگر عبارت است از:

• جریان اشیا: رخدادها و فعالیت‌ها

• اشیای متصل کننده: جریان توالی و پیوندها

• مصنوعات: داده‌ها و حاشیه نویسی

 

مزایای نمودار swimlane چیست؟

تا اینجا دانستیم نمودار swimlane چیست و چه عناصر و ویژگی‌هایی دارد. در کسب و کارهای امروزی، نمودار خط شنا می‌تواند با روش‌های مختلف به شما کمک کند:

- نمودارهای Swimlane، نشان می‌دهد که کدام مراحل فرآیند یا فرآیندهای فرعی به یک بازیکن خاص در سازمان اختصاص داده شده است. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن باشید که دست راست سازمان به طور دقیق می‌داند دست چپ سازمان مشغول انجام چه کاری است.

- با نمودار خط شنا، می‌توانید افزونگی‌ بین خطوط مختلف را برجسته کنید. علاوه بر این، می‌توانید گلوگاه‌ها، ضایعات و سایر موارد ناکارآمد را نیز شناسایی کنید. این موضوع، گاهی اوقات مراحل تکراری و غیر ضروری را در یک فرآیند نشان می‌دهد. مانند بخش‌های مختلف که وظایف مشابهی را انجام می‌دهند. همچنین می‌تواند تاخیرهای فرآیند یا محدودیت ظرفیت در یک Swimlane خاص را برجسته کند تا بتوانید به آنها رسیدگی کرده و مشکلات را حل کنید. به این ترتیب می‌توانید عملکرد و کیفیت را افزایش داده و هزینه‌های غیر ضروری را کاهش دهید.

- می‌توانید از نمودار دوم Swimlane برای مدل‌سازی یک روش بهتر و موثرتر برای ساختار فرآیند یا توضیح شرایط در حال تغییر، مانند تغییرات کارکنان یا تغییرات فناوری استفاده کنید.

- نمودارهای خط شنا می‌توانند با عبارات واضح و دقیق، ارتباطات مورد نظر شما را ایجاد کنند.

- می‌توانید نمودارهای خط شنا را به عنوان راهکاری برای ادغام فرآیند میان بخش‌ها یا تیم‌ها به رسمیت بشناسید که به طور مداوم فرآیندهای روشن و دقیق ایجاد می‌کنند.

- در طول هر ابتکار برای بهبود فرآیند، شناگران، علاوه بر شناسایی تنگناهای یک فرآیند، به شناسایی بخش‌هایی که مسئول آنها هستند نیز کمک می‌کنند.

- نمودار خط شنا همچنین برای روشن شدن مسئولیت‌ها و کمک به بخش‌ها در همکاری با یکدیگر (در شرایطی که یک بخش نمی‌داند بخش‌های دیگر مشغول انجام چه کاری هستند)، نیز کارآمد و مفید است.

مقدمات ترسیم نمودار swimlane چیست؟

اما پیش از ترسیم نمودار swimlane، لازم است مراحلی را طی کنید. در این بخش راجع به این مراحل صحبت می‌کنیم.

مرحله1: هدفتان را مشخص کنید

ابتدا فرآیندهایی که برای رسیدن به هدف لازم است مورد مطالعه قرار دهید را مشخص کنید. همچنین، به این موضوع توجه کنید که برای رسیدن به درک کافی و موثر، به چه جزئیاتی نیاز دارید.

مرحله2: کار را به قسمت‌های قابل مدیریت تقسیم کنید

ضمن تقسیم کار به بخش‌های قابل مدیریت، مطمئن شوید که فرآیند را به صورت کلی نیز بررسی کرده‌اید. به این ترتیب، می‌توانید آن را مشاهده کنید و به صورت بالقوه بهبود ببخشید. علاوه بر این، مرزهای فرآیند برای مطالعه نیز به شکل واضح و دقیق مشخص خواهند شد.

مرحله3: خطوط شنا را شناسایی کنید

این خطوط می‌تواند شامل کارمندان، بخش‌ها و گروه‌های کاری باشد.

مرحله4: مراحل فرآیند را در فرآیندهای موجود بررسی کنید

با انجام این کار می‌توانید آنها را به خطوط شنای مخصوص خودشان تقسیم کنید. روابط متقابل، ارتباطات و تبادلات خطوط را توضیح دهید و فرآیند را به همان شکلی که هست مستندسازی کنید. اما حواستان به تکرارها، شکاف‌ها، کپی‌ها و سایر ناکارآمدی‌ها باشد. چرا که گاهی اوقات با هدف تامین امنیت یا کیفیت، فرآیندها عمدا تکرار می‌شوند. بهتر است یادداشت برداری کنید، نمودار را به صورت دستی ترسیم کنید و یا از برچسب‌های یادداشت استفاده کنید و بعدا آنها را با نرم افزارهای ترسیم نمودار، اصلاح و تکمیل کنید.

مرحله5: مدل‌سازی فرآیند جدید

برای مدل‌سازی، مراحلی از فرآیند را توضیح دهید که می‌تواند منجر به افزایش بازده و کیفیت و یا کاهش هزینه‌ها و تاخیر در فرآیند شود.

به خاطر داشته باشید برای اینکه فرآیند مورد نظر با نمودارهای فرآیند جریان (PFD) و نشانه‌گذاری فرآیند کسب و کار (BPMN) یا انواع دیگر نمودارها مستندسازی شود، ممکن است تیم متخصصی در این مراحل، این تحقیق را انجام دهد و از خطوط شنا به عنوان یکی از عناصر مهم استفاده کند.

مراحل رسم و استفاده از نمودار swimlane چیست؟

• ابتدا لیستی از شرکا تهیه کنید. سمت چپ لیست (چه به صورت دستی و چه با استفاده از نرم افزار)، خطوط شنای افقی ترسیم کنید. اگر بعدا متوجه شدید که خطوط عمودی کاربرد بیشتری دارند، می‌توانید آنها را ترسیم کنید یا صفحه را بچرخانید.
• در مرحله بعد برای کشیدن مراحل فرآیند به صورت ترتیبی در خط شنای مناسب آن، از نمادهای استاندارد استفاده کنید.
• سپس نمودار خود را به تایید شرکای خود در فرآیند برسانید و اصلاحات لازم را انجام دهید.
• اکنون می‌توانید برای ارتباط فرآیندهای استاندارد شده با هدف آموزش و کیفیت از نمودار Swimlane استفاده کنید تا ضمن شفاف شدن مسئولیت‌ها، از ناکارآمدی‌ها و شکاف‌ها نیز مطلع شوید.

برای مدل‌سازی یک فرآیند جدید، می‌توانید از نمودار جدیدی استفاده کنید و مسئولیت‌های جدیدی را به نمایش بگذارید. انجام این کار به تحلیلگران و شرکا امکان می‌دهد تا جنبه‌های مثبت و منفی آن را بررسی کرده و فرآیند را اصلاح کنند.

نحوه استفاده از نمودار swimlane چگونه است؟

اکنون می‌دانیم نمودار swimlane چیست و چگونه ترسیم می‌شود. در این بخش راجع به نحوه استفاده از آن صحبت می‌کنیم.سایت wikipedia در پاسخ به سوال «روش استفاده از نمودار swimlane چیست»، می‌گوید: 

برای ترسیم نمودار یک فرآیند تجاری که بیش از یک بخش را در بر می‌گیرد، معمولا شناگران علاوه بر مشخص کردن مراحل و مسئولیت‌های هر یک، چگونگی احتمال وقوع تاخیر، اشتباه یا تقلب را نیز مشخص می‌کنند. بسیاری از روش‌های مدل‌سازی فرآیند، از مفهوم swimlanes (شناگران)، به عنوان مکانیزمی برای سازماندهی فعالیت‌ها در دسته‌های بصری جداگانه برای نمایش قابلیت‌ها یا مسئولیت‌های عملکردی (نقش‌های سازمانی) مختلف استفاده می‌کنند. شناگران در روش‌های مدل‌سازی نمودار، فعالیت مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) و زبان مدل‌سازی واحد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ترسیم نمودار swimlane با استفاده از پلتفرم Lucidchart

کار با نرم افزار لوسیدچارت بسیار ساده است و به شما امکان می‌دهد تا نمودار swimlane را با ظاهری کاملا حرفه‌ای ترسیم کنید. اما در مورد این پلتفرم باید بگوئیم، لوسیدچارت (Lucidchart)، ارائه دهنده خدمات تجاری مبتنی بر وب است که به کاربران امکان می‌دهد در یک زمان واحد با هم همکاری کنند تا فلوچارت، نمودار سازمانی، طرح‌های UML، نقشه‌های ذهنی، نمونه‌های اولیه نرم افزاری و بسیاری دیگر از انواع جداول و نمودارها را بسازند.

برای ساخت خطوط شنا، قبل از ترسیم جریان فرآیند، ابتدا لازم است یک محفظه بکشید و هر ستون این محفظه را با شخص یا تیمی که در فرآیند حضور دارد، عنوان گذاری کنید. پس از ترسیم جریان فرآیند، هر کدام از فعالیت‌ها را با شخص یا تیمی که آن را انجام می‌دهد، تطبیق دهید.

نام فایل